3 Wege, um die betriebliche Effizienz zu verbessern

Was haben erfolgreiche Einzelhandels- und Gastgewerbeunternehmen gemeinsam? Sie konzentrieren sich darauf, die betriebliche Effizienz zu verbessern – auch bekannt als operative Effizienz. In diesem Beitrag beleuchten wir die Ziele von Effizienz und Methoden zur Verbesserung ebendieser. Zudem erläutern wir, wie Sie moderne Technologien zu Ihrem Vorteil nutzen. 

Die betriebliche Effizienz misst das Verhältnis zwischen dem Input und Output Ihres Unternehmens.  

Der Input sind alle Ressourcen, die benötigt werden, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Das reicht von Personal und Arbeitsstunden über Löhne und Gehälter bis hin zu Materialien. Der Output sind hingegen die Waren und Dienstleistungen, die Sie anbieten.  

Wenn Sie die betriebliche Effizienz verbessern, reduzieren Sie Ihre Inputs, während Ihre Outputs gleich bleiben. Das könnte zum Beispiel bedeuten, dass Sie die Personalkosten senken, ohne den Umsatz zu schmälern. 

1. Reduzierte Personalkosten

Die Personalkosten stellen Ihre größten Betriebskosten dar.    

Eine effiziente Planung Ihrer Arbeitskräfte bedeutet, dass diese genau dann und dort eingesetzt werden, wo sie gebraucht werden. Zudem arbeiten sie an jenen Aufgaben, die am sinnvollsten sind – beispielsweise, wenn spezielle Schulungen oder Zertifikate erforderlich sind.  

Dabei werden auch Budgets, Bedarf und Verfügbarkeit berücksichtigt. Auf diese Weise vermeiden Sie kostspielige Über- oder Unterbesetzungen. 

2. Rationalisierte Verwaltungsarbeit

Der Einzelhandel und das Gastgewerbe leiden unter mühsamer administrativer Arbeit. Vor allem Manager verbringen meist unzählige Stunden im Backoffice, um Dienstpläne zu schreiben oder Arbeitszeitnachweise vorzubereiten. Schuld daran sind oft veraltete Systeme. Doch neuere Lösungen können ebenso schuldig sein, wenn sie Ihren Anforderungen nicht gerecht werden.    

Wenn Sie diese Aufgaben vereinfachen und automatisieren, können Sie jeden Monat Unmengen an Zeit einsparen. Erfahren Sie, wie Bijou Brigitte dies geschafft hat. 

3. Verbesserte Zusammenarbeit

Sie möchten, dass alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Wenn Sie jedoch mehrere Standorte betreiben, kann das schnell zu einer echten Herausforderung werden. Die Strategien und Leistungskennzahlen der Zentrale werden für die Manager unzugänglich. Zudem stecken die wichtigsten Kennzahlen der einzelnen Abteilungen in unterschiedlichen Systemen fest – und liefern keine Erkenntnisse.  

Mit betrieblicher Effizienz beseitigen Sie diese Engpässe. Alle – von der Zentrale über die Buchhaltung bis hin zu den Managern und Mitarbeitenden – haben Zugriff auf genau die Daten, die sie benötigen. Und zwar in einer Weise, die ihnen bei der täglichen Arbeit am meisten nützt. 

Wie Sie die die operative Effizienz verbessern 

Die Einführung konkreter Maßnahmen zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz erscheint oft sehr schwierig. 

Welche Betriebsabläufe sollten Sie zuerst in Angriff nehmen? Und wie gehen Sie dabei gezielt vor? 

tamigo arbeitet seit 2006 mit Einzelhändlern und Gastgewerbeunternehmen in ganz Europa zusammen. Während dieser Zeit haben wir festgestellt, dass sich Effizienzsteigerungen in der Regel auf drei Schlüsselbereiche konzentrieren: Kennzahlen (KPIs), Dienstplanung und Personalverwaltung. 

Schauen wir uns jeden Einzelnen genauer an und betrachten die Schritte, die Ihr Unternehmen ergreifen kann. 

Sie können erst dann mit der Verbesserung der betrieblichen Effizienz beginnen, wenn Sie einen klaren Überblick über Ihre Unternehmensleistung haben. Genau hier kommen Kennzahlen bzw. KPIs ins Spiel. 

Was sind KPIs (und warum sind sie wichtig?) 

KPI steht für Key Performance Indicator also Leistungskennzahl. 

KPIs sind wertvolle Metriken zur Messung der Leistung im Hinblick auf ein größeres Ziel. Sie sollten relevant, erreichbar und vor allem messbar für denjenigen sein, die für sie verantwortlich sind. 

Lassen Sie uns ein Beispiel nehmen. Angenommen, Sie betreiben eine Kette von exklusiven Modegeschäften. Ihr Ziel ist es, den Jahresumsatz um 10 Prozent zu steigern. Für Ihre Store Manager und Mitarbeitenden scheint dieses Ziel abstrakt und nicht mit ihrer täglichen Arbeit verbunden zu sein.  

Wenn Sie den Managern die Kennzahl "Umsatz pro Mitarbeiter" zuweisen, wird das Ziel um einiges konkreter. Nun können ihre Angestellten sehen, welche Mitarbeitenden am meisten verkaufen und zu welchen Zeiten. So wird deutlich, wie Sie Ihre Belegschaft am besten einplanen, um den Umsatz zu optimieren und so zur Erreichung Ihres Ziels beizutragen.  

Je nach Art Ihres Unternehmens werden Ihre KPIs unterschiedlich ausfallen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele aus den verschiedenen Branchen, in denen unsere Kunden tätig sind. 

Warum Sie Software für das Kennzahlen Controlling benötigen? 

Die Auswahl Ihrer KPIs ist eine Sache. Sie zu verfolgen – und den richtigen Stakeholdern zugänglich zu machen – ist eine andere. Wenn Sie die Kennzahlen in einer sporadisch aktualisierten Excel-Tabelle stehen lassen, können Sie sie auch gleich ganz weglassen. 

Glücklicherweise bietet der wachsende Markt für cloudbasierte Workforce-Management-Systeme (WFM) eine Lösung. 

Die Software kombiniert Dienstplanung, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Abwesenheitsmanagement und mehr. Zudem ermöglicht sie es Unternehmen, Echtzeit-KPIs in die täglichen Routinen einzubauen

 Ein offensichtliches Beispiel wäre ein Manager, der den Dienstplan für die nächste Woche erstellt. Mit einer Workforce Management Software können ihm bereits während der Erstellung der Schichtpläne wichtige Kennzahlen angezeigt werden. Jedes Mal, wenn der Manager eine Schicht verändert, sieht er sofort die Auswirkungen auf Leistungskennzahlen wie zum Beispiel Lohnanteile, verfügbare Stunden und Produktivität.   

Mit diesem Ansatz ist es außerdem einfacher, über betriebswirtschaftliche Kennzahlen zu informieren. Immerhin haben alle Zugriff auf dieselbe Lösung. Die Gebietsleitung kann jederzeit den aktuellen Umsatz pro Gesamtstunden und Standort einsehen. Die Personalabteilung kann den Personalumsatz für ihre deutschen und spanischen Niederlassungen finden und exportieren – bereit zum Export in ihr globales BI-System.  

Die Basisdaten hinter diesen KPIs (z. B. Budgets oder Umsatzzahlen) werden in der Regel in Ihre Workforce Management Software importiert. Dies kann manuell über Excel-Spreadsheets geschehen oder durch Integrationen mit anderen Systemen, wie z. B. Ihrer POS-, HCM- oder Reservierungssoftware.    

Wenn KPIs auf diese Weise zugänglich und nutzbar sind, fördern Sie eine zukunftsorientierte Arbeitskultur, die sich auf die Verbesserung der betrieblichen Effizienz konzentriert und nicht nur auf die Bewertung der bisherigen Leistung. 

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Eine effektive Ressourcenzuweisung ist von grundlegender Bedeutung, wenn Sie die betriebliche Effizienz verbessern möchten. Schließlich hat eine bedarfsorientierte Dienstplanung erheblichen Einfluss auf die Gesamteffizienz. Sie optimiert nicht nur die Ressourcen, sondern erhöht auch die Produktivität im gesamten Unternehmen. 

So beeinflusst die Dienstplanung die betriebliche Effizienz 

Es gibt so viele Faktoren, die bei der Dienstplanerstellung zu berücksichtigen sind: Verfügbarkeiten, Arbeitsgesetze, Budgets und nicht zuletzt die Anzahl der Kunden, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt erwarten.  

Wenn diese Elemente aus dem Gleichgewicht geraten, entstehen Probleme. Die beiden häufigsten: Unter- und Überbesetzung.

Unterbesetzte Standorte belasten die Moral der Mitarbeitenden und mindern Ihr Umsatzpotenzial. Ganz zu schweigen von der Rufschädigung Ihrer Marke in den Augen der frustrierten Kunden. Und wenn Sie überbesetzt sind? Dann zahlen Sie Löhne an Mitarbeitende, die nichts zu tun haben.  

Wenn Sie einen Dienstplan erstellen, der all diese Elemente berücksichtigt, können Sie die betriebliche Effizienz aktiv steigern. Ihre Mitarbeitenden arbeiten produktiv – und genau dann und dort, wo sie gebraucht werden. Zudem haben sie ausreichend Zeit, um einen hervorragenden Kundenservice zu bieten. Entdecken Sie, wie Sie Ihre Mitarbeitenden effektiv planen können. 

Die beste Dienstplan Software und Tools 

Die Erstellung eines Dienstplans kann unzählige Stunden Ihrer Arbeitswoche in Anspruch nehmen. Besonders, wenn Sie sich auf Excel-Tabellen oder unpassende Systeme verlassen.  

Doch die Dienstplanung muss nicht so anstrengend sein. Moderne Dienstplan Software bietet eine Reihe von Features, die Ihnen die Arbeit abnehmen. Dazu gehören Automatisierungen, die auf Grundlage Ihrer optimalen Anzahl von Mitarbeitenden pro Stunde Schichten für die kommenden Wochen generieren können. Sie können diese ideale Zahl auf Basis von Umsatz- oder Kundenfrequenzdaten ermitteln, die Sie einfach in die Schichtplanungs-Software importieren.  

Was die Software angeht, so gibt es unzählige Optionen – von kostenlosen Online-Tools bis hin zu cloudbasierten Lösungen.  

Bei der Auswahl kommt es ganz auf Ihre spezifischen Anforderungen an. Möchten Sie mithilfe von Kennzahlen (KPIs) planen? Muss Ihre Dienstplanung in ein bestehendes Zeiterfassungssystem integriert werden?  

Entdecken Sie tamigo, eine der umfassendsten Personalplanungslösungen auf dem Markt. Sehen Sie, warum Kunden wie 25hours Hotels, Bijou Brigitte und McDonald's auf die Software vertrauen. 

Wie sieht es mit der Schichtplanung mittels KI aus? 

Ende 2022 wurde ChatGPT ins Leben gerufen. Für die meisten von uns war es das erste Mal, dass wir persönliche Erfahrungen mit KI gemacht haben. Kein Wunder, dass es einen Ansturm auf die Integration von KI in jeden Arbeitsablauf und Geschäftsprozess auslöste.  

Das Potenzial und die Vorteile von KI für die Dienstplanung sind faszinierend. Dennoch sind wir bei tamigo der Meinung, dass der Mensch immer noch die endgültige Entscheidung treffen sollte.  

Deshalb haben wir uns mit RELEX Solutions zusammengetan. RELEX ist der Marktführer im Bereich Einzelhandel und Lieferkettenplanung. Durch unsere Integration fließen die KI-gesteuerten Auslastungsprognosen und Optimierungen von RELEX in die tamigo-Tools zur Dienstplanung ein und können von den Planern genutzt sowie validiert werden. 

Diese Chance hat sich die finnische Apothekenkette Yliopiston Apteekki zunutze gemacht. Sie ist eine der bekanntesten Marken im Gesundheitswesen des Landes, mit 17 Standorten und über 1000 Mitarbeitenden.  

„Mit der neuen Komplettlösung ist Yliopiston Apteekki in der Lage, durch maschinelles Lernen genaue Prognosen über die Arbeitsauslastung und optimale Schichtpläne zu erstellen“, sagt Sami Laine, Personalchef bei Yliopiston Apteekki. „Außerdem können unsere Mitarbeitenden damit ihre wesentlichen Personalaufgaben wie beispielsweise den Schichttausch, die Zeiterfassung und das Abwesenheitsmanagement problemlos erledigen.“  

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Warum Personalverwaltung wichtig ist  

Die Personalabteilung ist das Rückgrat im Einzelhandel und Gastgewerbe. Es geht nicht nur darum, qualifizierte Mitarbeitende einzustellen und den Papierkram zu erledigen. Es geht auch darum, Prozesse zu entwickeln, die Ihre Angestellten inspirieren und einbinden.   

Wenn Ihre Mitarbeitenden sich wertgeschätzt fühlen und ein angemessenes Training erhalten, bieten sie von sich aus einen herausragenden Service. Folglich fördern sie die Kundenzufriedenheit und -treue. Darüber hinaus ist eine stabile Personalverwaltung von grundlegender Bedeutung, um zu gewährleisten, dass die lokalen Arbeitsgesetze eingehalten werden.  

Es kann jedoch eine Herausforderung sein, die Erwartungen der Mitarbeitenden, der Unternehmensleitung und die Anforderungen der Compliance unter einen Hut zu bringen.

Zusätzlich verlassen sich viele Unternehmen noch immer auf veraltete Methoden, um sich durch Tabellen und Papierkram zu kämpfen. 

Durch die Rationalisierung der Personalverwaltung mittels Personalkennzahlen und HR Reporting können Sie die Fallstricke manueller und ineffizienter Arbeitsabläufe vermeiden. Dadurch ergeben sich eine Reihe von Vorteilen, die für die Steigerung der betrieblichen Effizienz entscheidend sind:  

• Konsistentes und genaues HR Reporting 
• Verringerung von Fehlern bei der Gehaltsabrechnung und den Sozialleistungen  
• Einhaltung verschiedener lokaler Vorschriften 
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und niedrigere Fluktuationsraten 

Mehr zur Rolle der Personalverwaltung lesen Sie hier.

Beschleunigen Sie Prozesse mit automatischer Dokumentenerstellung 

Die automatisierte Dokumentenerstellung passt perfekt zu den schlanken Abläufen, welche die operative Effizienz und das Wachstum Ihres Unternehmens fördern. Sie entlasten nicht nur Ihr HR-Team, sondern verkürzen auch die Durchlaufzeit drastisch.  

Dies ist besonders bei der Personalbeschaffung von Vorteil. Nehmen Sie zum Beispiel die digitale Unterschrift. Mit dem elektronischen Äquivalent der traditionellen handschriftlichen Signatur können neue Mitarbeitende und Führungskräfte innerhalb von Minuten unterschreiben. Sie müssen nicht mehr Stunden oder Tage warten, da Verträge per E-Mail oder Post verschickt werden. 

Genau wie ihr manuelles Pendant sind digitale Unterschriften in Deutschland rechtsgültig. Zudem sind sie deutlich transparenter. Anstatt in einem Büroregal abgelegt zu werden, sind die unterschriebenen Dokumente online verfügbar und für alle Beteiligten leicht einsehbar.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile des Einsatzes digitaler Unterschriften in Ihrem Unternehmen. 

Steigern Sie mit HR Controlling und Personalkennzahlen den Geschäftswert 

Analytics führen zu besseren Entscheidungen. Das gilt auch für die Personalabteilung.  

McKinsey berichtet, dass HR-Analysen die Einstellungseffizienz um ganze 80 Prozent steigern und die Produktivität des Unternehmens um 25 Prozent erhöhen können. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen im Einzelhandel und Gastgewerbe auf HR Controlling und Personalkennzahlen setzen, um ihre Effizienz zu steigern. 

Immerhin kann es in diesen Branchen mit ihren vielfältigen Beschäftigungsverhältnissen – wie etwa Teilzeit, Vollzeit und Stundenweise – schwierig sein, effektive Personalstrategien zu finden.  

Durch die Analyse eines Spektrums von Metriken wie Kundenfeedback, Umsatzproduktivität und Leistungskennzahlen bietet das Personalcontrolling der Personalabteilung einen umfassenden Überblick. Das ermöglicht eine schnelle und genaue Identifizierung von Schwachstellen, um betriebliche Verbesserungen zu realisieren.

Mit diesen Daten in der Hand können Sie Ihre Prozesse aktiv verbessern, Arbeitsabläufe optimieren und eine bessere Teamarbeit fördern.  

Auch über die Personalabteilung hinaus wirkt sich HR Controlling auf zahlreiche Aspekte des Geschäftsbetriebs aus: 

• Verringerung der Fluktuation 

• Steigerung der Rentabilität 

• Rationalisiertes Performance Management 

• Verbesserung der Entscheidungsfindung 

Steigern Sie Ihren Erfolg mit HR Reporting Software

Für Einzelhandels-, Gastronomie- und Hotelunternehmen, die sich im heutigen digitalen Zeitalter weiterentwickeln wollen, ist der Bedarf an zuverlässiger und effizienter HR Software so essenziell wie noch nie.

Dabei spielt insbesondere HR Reporting Software eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Betriebsabläufe. Immerhin leben diese Branchen von der effektiven Verwaltung unterschiedlicher Belegschaften.

Das macht präzise Einblicke und schlanke Prozesse unabdingbar.  

Mit HR Reporting Software lassen sich nicht nur Berichte automatisieren. Vielmehr handelt es sich um ein datengesteuertes Kraftpaket, mit dem Sie die wichtigsten Personalkennzahlen analysieren können.

Als solche liefert Reporting Software wertvolle Einblicke für eine fundierte Entscheidungsfindung. Das wirkt sich erheblich auf die betriebliche Effizienz aus. 

Schauen wir uns einige der Vorteile einer modernen HR Reporting Software an: 

• Fundierte Entscheidungsfindung. Reporting Software liefert detaillierte Analysen zur Mitarbeiter-Performance und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Trends und Muster zu erkennen, wichtige Personalkennzahlen zu verfolgen und fundierte Entscheidungen zu treffen. 
• Effiziente Geschäftsabläufe. Durch die Automatisierung Ihrer Berichterstattungsprozesse sparen Sie eine Menge Zeit und minimieren Fehler. Das führt zu reibungslosen Abläufen.  
• Durchgängige Compliance. Mit einer modernen HR Reporting Software wie tamigo können Sie Ihre Lösung an die individuellen Anforderungen der einzelnen Märkte, in denen Sie tätig sind, anpassen. Ihre Mitarbeitenden können tamigo in 25 Sprachen nutzen. Wir sorgen für die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Branchenvorschriften. Zudem verfügen unsere Experten über fundierte Kenntnisse der verschiedenen Märkte. 

Kontrollieren Sie Ihre Metriken mit BI-Integrationen 

Im Personalwesen sind Daten in Form von Berichten, Budgets und verschiedenen Kennzahlen der Schlüssel zur Steigerung der betrieblichen Effizienz und Erlangung eines Wettbewerbsvorteils. Die Verwaltung dieser Datenflut und das Ziehen verwertbarer Schlussfolgerungen kann Personalabteilungen jedoch schnell überfordern. Vor allem, wenn dies manuell und mit zeitaufwändigen Spreadsheets geschieht. 

Genau an dieser Stelle kommt BI (Business Intelligence) Software ins Spiel.  

BI Software bietet umfangreiche Funktionen, die Ihrer Personalabteilung einen neuen Blickwinkel auf die Daten ermöglichen. Sie ermöglichen eine ganzheitliche Sicht und versetzen HR-Teams in die Lage, Einblicke in wichtige Personalkennzahlen zu gewinnen, Trends vorherzusagen und fundierte, handlungsfähige Entscheidungen zu treffen. 

Die Integration einer BI Software erfordert jedoch sorgfältige Überlegungen. Wenn Sie eine BI-Lösung implementieren möchten, sollten Sie auf zwei Dinge achten: 

• Kompatibilität: Achten Sie auf Kompatibilität und nahtlose Integration mit Ihrem bestehenden HR-System. So schaffen Sie ein einheitliches und umfassendes Ökosystem.  
• Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit: Legen Sie Wert auf intuitive Schnittstellen und Zugänglichkeit auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens. So kann die BI Software von den verschiedenen Beteiligten leicht angenommen und genutzt werden.